CRM entwickeln lassen.Für Ihre Abläufe.
Organisieren Sie Kundenkontext, Vertriebsarbeit und die Übergabe an Ihr Team in einem passenden CRM.
Was braucht Ihr nächster Kundenschritt?
Lokales Beispiel mit vereinbarten Feldern. Es werden keine Daten an ein System übertragen.
Lokales Beispiel ohne Verbindung zu einem echten System.
Aus einer Zusage wird eine gute Übergabe
Lassen Sie eine individuelle CRM-Software entwickeln, die Kontakte, Gespräche und Aufgaben zusammenführt. SYNQ verbindet Ihre Kundenprozesse und bindet auf Wunsch KI an – damit Ihr Team weniger zusammensuchen und nachtragen muss.
Mehr Überblick. Weniger Verwaltungsarbeit.
Der Vertrieb hat einen Auftrag gewonnen. Für die Umsetzung zählt jetzt, ob die vereinbarte Leistung, die offenen Fragen und die nächste Zuständigkeit zusammenkommen. Genau an dieser Stelle zeigt sich, ob Ihr CRM mehr leistet als die Verwaltung von Kontakten.
Weitere Branchenabläufe: CRM für Personalvermittler, CRM für die Fertigung, CRM für den Großhandel und CRM für SaaS.
Die Zusage liegt vor.
- Noch offen
- Starttermin muss abgestimmt werden
- Nächste Handlung
- Projektleitung klärt die offenen Voraussetzungen
- Zuständig
- Benannte Rolle aus dem Umsetzungsteam
Illustratives Übergabedossier: Konzept mit Beispieldaten, kein Kundenprojekt und keine Produktansicht.
Ihre Pipeline braucht verständliche Zustände
Eine Vertriebsphase ist hilfreich, wenn Ihr Team weiß, was sie bedeutet. „In Bearbeitung“ kann vieles heißen. Präziser ist eine gemeinsame Regel dafür, wann eine Anfrage qualifiziert ist, wann ein Angebot erstellt werden darf und wann die Umsetzung übernimmt.
Bedarf klären.
Welche Leistung wird gebraucht? Die Anfrage wird mit dem Kunden konkretisiert.
Bedarf und Ansprechpartner
Weiter zum Angebot, wenn die Anforderungen geklärt sind.
Illustratives Beispiel: Anfrage ausgewählt. Keine echten Kundendaten.
Prüfen Sie für Kundentermine auch die vorgesehenen mobilen Geräte: Welche Historie muss lesbar sein, welche Notiz darf erfasst werden und welche Aktion braucht eine Freigabe? Dieselben Rollenrechte gelten auch unterwegs. Offline-Nutzung, lokal gespeicherte Daten und die Zusammenführung späterer Änderungen sind eigene Anforderungen, die geprüft und getestet werden.
Für Ihr individuelles CRM lassen sich deshalb vier Bereiche als Anforderungsrahmen prüfen: Kunden und Ansprechpartner, Verkaufschancen mit klaren Phasen, Aufgaben mit Zuständigkeit sowie eine nachvollziehbare Kundenhistorie. Erst danach steht fest, welche Automationen oder Auswertungen dazu gehören.
Wie die Ansichten zu Ihren Rollen passen
Die Oberfläche sollte die Fragen der jeweiligen Rolle beantworten. Der Vertrieb braucht den nächsten Kontaktpunkt; die Projektleitung braucht die Zusagen aus dem Verkauf. Eine Übersicht für die Geschäftsführung hat wiederum einen anderen Zweck. Diese Unterschiede gehören in die Konzeption.
Wo die Kundenbeziehung in Auftragsbearbeitung, Leistungserfassung und Abrechnung übergeht, ergänzt eine passende ERP-Software den Ablauf.
Anfragen qualifizieren und dem richtigen Team zuordnen.
Eine neue Anfrage braucht eine Quelle, einen passenden Kontakt und eine verantwortliche Person. Erst wenn Bedarf und nächster Schritt geklärt sind, wird daraus eine konkrete Verkaufschance.
Kundenzuordnung prüfen
- AnfrageQuelle, Kontakt und Leistung
- PrüfungFirma und Kontakt sind zugeordnet.
- VerantwortungBestehende Kundenverantwortung
Die Vertriebsrolle klärt den Bedarf und den nächsten Schritt.
Lokales Beispiel mit fiktiven Daten. Es wird nichts gespeichert oder versendet.
Bei einer möglichen Formularanbindung werden beispielsweise Unternehmen, Ansprechpartner, angefragte Leistung und Eingangskanal übergeben. Prüfen Sie zuerst, ob Firma und Kontakt schon vorhanden sind. Fehlende Angaben bleiben als Rückfrage sichtbar; eine ähnliche E-Mail-Adresse reicht nicht als sichere Kundenzuordnung. Die zuständige Vertriebsrolle ergänzt den Bedarf und entscheidet, welche Pipeline-Phase passt.
Legen Sie für die Zuweisung nachvollziehbare Regeln fest, etwa Leistungsbereich und bestehende Kundenverantwortung. Ein Vorgang ohne passende Zuordnung geht in eine gemeinsame Klärungsliste. So hängt die Bearbeitung nicht davon ab, wer die Nachricht zuerst im Postfach entdeckt. Welche Kanäle angebunden werden können und welche Daten sie übergeben dürfen, wird anhand Ihrer Systeme geprüft.
Möglicher Eingangsprozess für Ihren CRM-Umfang; keine Darstellung einer vorhandenen Formular- oder Postfachintegration.
Filter und Folgeaufgaben, die zum nächsten Gespräch führen.
Ein Segment ist eine Kundengruppe mit einem klaren Zweck. Ein Arbeitsvorrat zeigt dagegen, welche Vorgänge gerade eine Aktion brauchen. Beide Ansichten sollten auf gepflegten Merkmalen und eindeutigen Regeln beruhen.
Vom Filter zur nächsten Aufgabe
Angebot nachfassen
- Anlass
- Vereinbarter Rückmeldetermin erreicht
- Verantwortung
- Zugeordnete Kundenbetreuung
- Nächste Handlung
- Offene Frage und letzten Kontakt prüfen
Eine Wiedervorlage entsteht. Eine Nachricht wird nicht automatisch versendet.
Lokales Beispiel mit fiktiven Daten. Es wird nichts gespeichert oder versendet.
Eine mögliche Segmentierung unterscheidet etwa vereinbarte Leistungen und zuständige Kundenbetreuung. Ein zusätzlicher Filter zeigt nur Vorgänge mit einer fälligen Rückmeldung. Fehlende oder veraltete Merkmale werden zur Pflege markiert; sie sollten nicht unbemerkt als „passt nicht“ gelten. Legen Sie fest, wer die Merkmale aktualisiert und welche Rolle die Ansicht sehen darf.
Für die Ansprache zählt anschließend der konkrete Anlass: Welche Frage ist offen, was wurde zuletzt vereinbart und über welchen Kanal soll der Kontakt erfolgen? Die Mitgliedschaft in einer Kundengruppe ersetzt weder dieses Wissen noch die Freigabe einer Nachricht. Im Verlauf muss erkennbar bleiben, ob bereits jemand aus dem Team Kontakt aufgenommen hat.
Eine Fälligkeit kann eine Aufgabe auslösen.
Eine einfache Regel kann eine Wiedervorlage anlegen, wenn ein Angebot versendet wurde und das vereinbarte Rückmeldedatum erreicht ist. Sie benennt Vorgang, verantwortliche Rolle und nächste Handlung. Eine inzwischen eingegangene Antwort oder ein abgeschlossener Vorgang beendet beziehungsweise verändert die Erinnerung. Fehlt die Zuständigkeit, wird sie geklärt. Diese Regel braucht keine KI; automatischer Nachrichtenversand wäre ein eigener, gesondert freizugebender Ablauf.
Anpassen, ergänzen oder neu aufsetzen?
Ein individuelles CRM muss nicht bedeuten, jede Funktion von Grund auf neu zu entwickeln. Für die Entscheidung zählen die benötigten Abläufe und die Möglichkeiten der technischen Basis.
Zur technischen Basis gehören auch Nutzungs- und Änderungsrechte. Prüfen Sie bei vorhandener Open-Source- oder proprietärer Software, welche Anpassungen erlaubt sind, wer die Basis pflegt und wie Änderungen bei Updates getestet werden. Keine dieser Grundlagen macht Betrieb, Wartung oder einen späteren Anbieterwechsel automatisch aufwandsfrei.
Beispiel: Die technische Basis bleibt. Felder und Abläufe werden angepasst.
Wenn Ihr bisheriges CRM Kontakte und Angebote zuverlässig verwaltet, aber eine Übergabe fehlt, kann eine Ergänzung eine prüfenswerte Option sein. Wenn Datenstruktur und zentrale Prozesse grundlegend nicht passen, gehört ein umfassenderer Ansatz in den Vergleich. Welche Variante SYNQ für Ihr Projekt anbieten kann, klären wir anhand Ihrer Systeme und Anforderungen.
Entscheidend ist ein nachvollziehbarer Umfang: Was wird angepasst? Welche Anwendung bleibt? Wo entstehen neue Abhängigkeiten? Welche Arbeiten sind später für Änderungen nötig?
Welcher Ausgangspunkt passt zu Ihnen?
Prüfen Sie zuerst, welche Anforderungen sich mit der vorhandenen Konfiguration und den verfügbaren Zugängen abbilden lassen.
Ein klarer Umfang bringt Ihr CRM voran
Ein erster Kundenprozess, den Ihr Team vollständig nutzen kann: So planen wir den Einstieg. Zum Beispiel von der eingehenden Anfrage bis zur Übergabe an die Projektleitung. Welche Felder, Ansichten und Anbindungen dafür nötig sind, legen wir gemeinsam fest.
- Anfrage erfassen
- Zuständigkeit klären
- Übergabe vorbereiten
Was soll schon zum ersten Umfang gehören?
Illustrative Umfangsplanung. Ihre Auswahl bleibt auf dieser Seite; daraus entsteht kein Angebot.
Vorhandenes nutzen
Das Ziel ist ein kurzer Weg zu nutzbarer Software. Dafür prüfen wir, welche vorhandenen Funktionen sich weiterverwenden lassen und was tatsächlich neu entstehen muss. Weitere Wünsche kommen in eine eigene Ausbauliste. So bleibt sichtbar, was für den Start gebraucht wird und was warten kann.
Gemeinsam prüfen
Datenübernahme, Zugriffsrechte und Abnahme gehören von Anfang an dazu. Ihr Team prüft den Ablauf mit typischen Fällen: eine doppelte Kontaktadresse, eine fehlende Information oder die Vertretung bei Abwesenheit. Der Leitfaden zur CRM-Einführung hilft bei der Vorbereitung.
Den Start planen
Den Liefertermin planen wir anhand des vereinbarten Umfangs, der verfügbaren Schnittstellen und der Qualität Ihrer Daten. Ein kleinerer Einstieg ist nur sinnvoll, wenn der ausgewählte Ablauf auch im Alltag funktioniert.
Reporting und Forecast beantworten verschiedene Fragen.
Aufgaben steuern den heutigen Ablauf, Berichte werten die erfassten Vorgänge aus. Die gemeinsame Kundenhistorie unterstützt die Zusammenarbeit. Für jede Auswertung werden zusätzlich Zähleinheit, Quelle, Zeitraum und Datenstand festgelegt.
Ein mögliches Dashboard kann offene Chancen, abgeschlossene Vorgänge und die Dauer bis zur Zusage getrennt zeigen. Die zuständige Person muss nachvollziehen können, welche Datensätze in einer Zahl enthalten sind. Überarbeitete Angebote, mehrere Währungen und fehlende Statusdaten benötigen ausdrückliche Regeln.
| Frage | Auswertung | Was dafür feststehen muss |
|---|---|---|
| Was ist noch offen? | Wert und Anzahl offener Chancen nach Vertriebsphase; Quelle: CRM. | Gültiger Angebotsstand, Währung und Datenstand. Offene Chancen sind noch kein Umsatz. |
| Welche Chancen werden gewonnen? | Anzahl gewonnener Chancen geteilt durch die Summe aus gewonnenen und verlorenen Chancen; Quelle: abgeschlossene CRM-Vorgänge. | Ausgewählte Abschlussperiode und einheitliche Zähleinheit; offene Vorgänge ausschließen. |
| Wie lange dauert der Verkauf? | Zeit von der festgelegten Qualifizierung bis zur Zusage; Quelle: CRM-Statushistorie. | Vergleichbare Vorgänge und vollständige Statuszeitpunkte; verlorene oder pausierte Vorgänge getrennt betrachten. |
Mögliche Kennzahlen für ein individuelles CRM. Die Tabelle definiert eine Auswertungslogik und enthält keine gemessenen Ergebnisse.
Welche Abschlüsse sind zu erwarten?
Ein Forecast schätzt künftige Abschlüsse. Dafür benötigen Sie neben dem Chancenwert ein erwartetes Abschlussdatum und eine begründete Bewertung. Historische Ergebnisse vergleichbarer Vorgänge können diese Bewertung unterstützen. Bei wenig Daten bleibt die Schätzung unsicher; eine feste Standardwahrscheinlichkeit pro Phase ersetzt keine belastbare Grundlage. Annahmen, manuelle Änderungen und Datenstand sollten neben der Prognose sichtbar bleiben.
Was darf die operative Planung daraus ableiten?
Die Pipeline kann einen möglichen Kapazitätsbedarf früh anzeigen. Die operative Planung entscheidet weiterhin anhand verfügbarer Ressourcen, Termine und bestätigter Aufträge. Eine erwartete Zusage reserviert nicht automatisch Mitarbeitende oder Material. Wiederkehrende Vertragswerte und fakturierter Umsatz brauchen außerdem ihre eigenen Quellen und Perioden; sie dürfen nicht mit dem Wert offener Verkaufschancen vermischt werden.
Ihr Budget gehört in Funktionen, die Sie brauchen
Nicht jedes zusätzliche Feld und jede Sonderfunktion macht ein CRM wertvoller. Wir richten den Umfang an Ihrem Arbeitsalltag aus: Welche Eingabe entfällt? Welche Information muss niemand mehr suchen? Welche Übergabe wird verlässlich? Das sind die Entscheidungen, an denen wir die Umsetzung ausrichten.
Die Umsetzung.
- Konzeption & Anpassung
- Schnittstellen & Datenübernahme
- Einführung & Schulung
Eine vorhandene technische Basis zu ergänzen, kann eine wirtschaftliche Alternative zum Neubau sein. Wir prüfen mit Ihnen, welche Lösung Ihre Anforderungen abdeckt und welcher Aufwand für Anpassung, Anbindungen und Datenübernahme entsteht.
Der Betrieb.
- Hosting & Lizenzen
- Wartung & Änderungen
- KI-Nutzung nach Bedarf
Für Ihr Angebot trennen wir die einmalige Umsetzung von laufenden Kosten. Dazu gehören je nach Lösung Hosting, Lizenzen, Wartung und die Nutzung angebundener KI-Dienste. Auch Schulung und spätere Änderungen sollten im Vergleich sichtbar sein. So beurteilen Sie die Gesamtkosten anhand desselben Leistungsumfangs.
Klären Sie außerdem, ob der Betrieb über einen beauftragten Hostingdienst oder in Ihrer eigenen Umgebung erfolgen soll. Zugriffsverwaltung, Updates, Überwachung sowie Sicherung und Wiederherstellung brauchen in beiden Fällen eine Zuständigkeit. Welche Variante für Ihre technische Basis und Ihre internen Ressourcen passt, gehört vor die Angebotsentscheidung.
Die Notiz ist da. KI bereitet den nächsten Schritt vor.
„Der Umfang passt. Bitte den Starttermin mit der Projektleitung abstimmen.“
Illustrative Gesprächsnotiz
Vorbereitete Folgeaufgabe
Starttermin abstimmen.
- Einbeziehen
- Projektleitung
- Termin
- Noch offen
Entwurf: Ihr Team prüft und ergänzt.
Interaktiver UI-Entwurf mit festem Beispiel. Hier wird keine KI ausgeführt und nichts gespeichert.
Nach einem Kundengespräch beginnt oft die Nacharbeit: Verlauf nachlesen, Absprachen festhalten, Aufgaben anlegen. Genau hier setzen wir mit einer passenden KI-Anbindung an. SYNQ integriert KI in Ihr CRM, soweit Datenzugriff und Schnittstellen die vereinbarte Funktion ermöglichen.
Eine Zusammenfassung kann die freigegebene Kundenhistorie für den nächsten Termin aufbereiten. Aus Gesprächsnotizen lassen sich Aufgabenentwürfe mit offenen Punkten vorbereiten. Ihr Team liest den Vorschlag, prüft ihn an der Quelle und ergänzt, was fehlt. So muss es die Informationen nicht jedes Mal von Grund auf neu ordnen.
Im gezeigten Beispiel wird aus einer Notiz eine vorbereitete Folgeaufgabe. Der noch unbekannte Starttermin bleibt ausdrücklich offen. Welche Informationen die KI nutzen darf und wer Ergebnisse übernehmen kann, legen wir für Ihren Prozess fest. Automatisches Versenden von Nachrichten wäre eine zusätzliche, gesondert vereinbarte Funktion.
Wir starten mit einer klar abgegrenzten Aufgabe und prüfen die Ergebnisse mit Ihrem Team. Welche Datenquellen, Zugriffsrechte und Prüfschritte dazugehören, erfahren Sie bei der KI-Integration.
Die Fragen vor Ihrer CRM-Entscheidung
Können E-Mail, Telefonie oder unser ERP angebunden werden?
Mögliche Anbindungen hängen von den konkreten Systemen, verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten ab. Bringen Sie die Namen Ihrer Anwendungen mit. Dann lässt sich genauer prüfen, welche Daten gelesen, übernommen oder zurückgeschrieben werden sollen.
Was geschieht mit bestehenden Kontakten und Historien?
Die Datenübernahme gehört als eigener Arbeitsschritt in die Planung. Wichtig sind unter anderem die Zuordnung von Unternehmen und Ansprechpartnern, doppelte Einträge und die Übernahme relevanter Aktivitäten. Eine vollständige Migration lässt sich erst nach Prüfung der vorhandenen Daten zusagen.
Ist ein individuelles CRM immer die bessere Wahl?
Nein. Wenn eine Standardlösung Ihren Kundenprozess bereits gut abbildet und wirtschaftlich passt, ist sie eine sinnvolle Vergleichsoption. Individuelle Anpassungen werden interessant, wenn wichtige Abläufe, Rollen oder Übergaben sonst dauerhaft zusätzliche Arbeit erzeugen.
Wer betreut das System nach dem Start?
Betrieb, Support, Änderungen und Verantwortlichkeiten müssen im Angebot geregelt werden. Dasselbe gilt für Datenexport, Nutzungsrechte und gegebenenfalls Quellcode. Diese Bedingungen sollten vor der Entscheidung feststehen.
Die passende Verbindung weiterdenken.
Zeigen Sie uns eine Übergabe, die heute hängen bleibt.
Eine Anfrage, ein Angebot oder ein gewonnener Auftrag reicht als Einstieg. Beschreiben Sie, was Ihr Team wissen müsste und wo diese Information heute fehlt.
Projekt besprechenSprechen wir über Ihr Projekt.
Beschreiben Sie Ihren Ablauf oder Ihre Idee. Wir klären gemeinsam, wie ein passendes System aussehen kann.