ERP-Software.Ihr Prozess im Mittelpunkt.
Verbinden Sie Auftrag, Bearbeitung und Abrechnung in einem System, das sich an Ihrer Arbeit orientiert.
Wo soll Ihr Auftragsweg besser werden?
Lokales Beispiel mit vereinbarten Feldern. Es werden keine Daten an ein System übertragen.
Lokales Beispiel ohne Verbindung zu einem echten System.
Ein Auftrag. Ein nachvollziehbarer Weg.
Verbinden Sie Aufträge, Zuständigkeiten und Abrechnung so, wie Ihr Betrieb arbeitet. SYNQ bietet individualisierte ERP-Systeme mit optionaler KI. Im Mittelpunkt stehen Ihre Abläufe, ein klarer Funktionsumfang und überprüfbare Übergaben.
Software, die Ihrem Betrieb folgt.
Ein Auftrag ist bestätigt. Die Leistung steht im Angebot, die Zuständigkeit in einer Nachricht und der Abrechnungsstand in einer Tabelle. Wenn sich etwas ändert, beginnt die Suche erneut.
Ein individuelles ERP soll diese Übergaben zusammenführen. Welche Informationen dazu gehören und wer sie bearbeiten darf, ergibt sich aus Ihrem Ablauf. Das folgende Beispiel macht einen möglichen Umfang greifbar.
Illustrativer Prozessauftrag: Konzept, kein Kundenprojekt und keine Produktansicht.
Dieses Modell trennt Bearbeitung und Freigabe. Es zeigt auch, wo ein vorhandenes System angeschlossen werden könnte. Die tatsächlichen Funktionen und Schnittstellen werden für Ihr Projekt festgelegt.
- 01
Auftrag übernehmen
Freigegebener Leistungsumfang, Kunde, vereinbarte Konditionen
Ist der Auftrag vollständig? - 02
Arbeit zuordnen
Zuständiges Team, benötigte Kapazität, offene Voraussetzungen
Wer übernimmt welche Leistung? - 03
Leistung bestätigen
Erbrachte Arbeit, Änderungen, Abnahme
Was darf zur Abrechnung weitergegeben werden? - 04
Abrechnung vorbereiten
Freigegebene Leistungen und Kundendaten
Ist die Übergabe an das Abrechnungssystem vollständig?
Was Ihr ERP können muss, entscheidet Ihr Alltag
Der Ausgangspunkt ist ein konkreter Vorgang, der heute zu viel Abstimmung verlangt. Daraus lassen sich die benötigten Daten, Rollen und Funktionen ableiten.
Kunden, Aufträge und Zuständigkeiten
Für jeden Auftrag braucht Ihr Team eine eindeutige Zuordnung zum Kunden, eine Ansprechperson und eine interne Zuständigkeit. Dazu kommen der vereinbarte Leistungsumfang und die Konditionen. In der Planung klären wir mit Ihnen, welches vorhandene System die Kundenkennung führt, wo die zugehörigen Angaben gepflegt werden und welche Informationen der Auftragsablauf benötigt. Damit legen wir fest, wie Kunde, Auftrag und Verantwortung nachvollziehbar zusammengehören.
Bei einem projektorientierten Unternehmen könnten Auftragsstatus, Leistungsfreigaben und die Übergabe an die Abrechnung zusammengehören. Für einen anderen Betrieb stehen Einkauf oder Bestände im Vordergrund. Welche Funktionen für Lager, Fertigung oder Buchhaltung dazugehören, klären wir anhand Ihrer Anforderungen.
Individuell bedeutet außerdem, Änderungen einzuplanen: Was geschieht bei einem zusätzlichen Freigabeschritt? Wer darf Konditionen ändern? Wie wird eine neue Zuständigkeit abgebildet? Diese Fragen zeigen konkreter als eine lange Funktionsliste, ob das System zu Ihnen passt.
Wenn die Reibung bereits vor dem Auftrag entsteht, beginnt die Lösung möglicherweise bei Ihrer CRM-Software.
Fiktives Kundenbeispiel: Nordwerk
- Ansprechperson
- Mara König
- Zuständig
- Projektteam
- Auftrag
- Systemanbindung
- Phase
- Fachliche Prüfung
Freigabe am Auftrag prüfen
Kundenakte S–104 öffnen
Fiktiver Auftrag: Systemanbindung für Nordwerk. Die technische Umsetzung ist abgeschlossen; die fachliche Leistung muss noch geprüft werden.
Zur Prüfung bereit. Die Freigabe ist noch offen.
Animierte Beispieldemo mit fiktiven Kundendaten: Akte öffnen, Aufgaben prüfen und einen Auftrag freigeben.
Ein erster ERP-Umfang, in klaren Bausteinen.
Ein Modulname sagt wenig darüber aus, ob Ihr Team einen Auftrag vollständig bearbeiten kann. Beschreiben Sie pro Baustein die Aufgabe, die verantwortliche Rolle, die benötigte Datenquelle und das Ergebnis für den nächsten Schritt.
Für einen projektorientierten Betrieb könnte der erste Umfang so aussehen. Die Bausteine sind ein Planungsmodell; sie sind keine Liste bereits verfügbarer SYNQ-Produktmodule. Welche Funktionen entwickelt, angepasst oder nur aus vorhandenen Systemen angebunden werden, wird für Ihr Projekt geprüft.
| Baustein | Verantwortliche Rolle | Benötigte Grundlage | Prüfbares Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Kunde und Auftrag | Auftragsverantwortliche | Freigegebenes Angebot und Kundenkennung aus dem führenden System. | Ein eindeutig zugeordneter Auftrag mit vereinbartem Umfang. |
| Ressourcen und Termine | Projekt- oder Einsatzplanung | Bestätigter Auftrag, verfügbarer Zeitraum und Kapazitätsquelle. | Die Planung ist von einer zuständigen Person geprüft; offene Voraussetzungen bleiben sichtbar. |
| Leistung und Zeit | Ausführendes Team und fachliche Freigabe | Auftragsbezug, dokumentierte Arbeit und gegebenenfalls Zeiterfassung. | Erbrachte Leistungen sind ihrem Auftrag zugeordnet und für den nächsten Schritt freigegeben. |
| Abrechnungsübergabe | Kaufmännisch verantwortliche Rolle | Freigegebene Leistungen, vereinbarte Konditionen und Abrechnungssystem. | Die Übergabe ist angenommen und über ihre Vorgangsreferenz nachvollziehbar. |
Mögliche Aufteilung eines projektorientierten ERP-Prozesses. Rollen, Quellen und Abnahmekriterien werden auf Ihren Betrieb abgestimmt.
Warenwirtschaft ist ein eigener fachlicher Umfang.
Stehen Einkauf, Warenbewegungen und Bestände im Mittelpunkt, müssen diese Abläufe gesondert beschrieben werden. Eine Warenwirtschaft organisiert den Warenfluss; ERP kann darüber hinaus beispielsweise Ressourcen, Leistungen und weitere Unternehmensprozesse verbinden. Ein vorhandenes Einkaufs-, Lager- oder Finanzsystem kann deshalb weiterhin die führende Quelle bleiben. Fertigungssteuerung, Personalabrechnung oder gesetzliche Buchführungsaufgaben ergeben sich nicht automatisch aus dem hier gezeigten Auftragsmodell.
Früher starten: den ersten nutzbaren Umfang abgrenzen
Unser Vorschlag für den Einstieg ist ein eigenständig nutzbarer Prozess mit klarer Abnahme. So wird sichtbar, was bereits in Betrieb gehen könnte und was erst zum späteren Ausbau gehört. Ob sich dieser Ansatz für Ihre Systemlandschaft eignet, muss die Projektplanung zeigen.
- Anlegen
- Bearbeiten
- Freigeben
Der erste Umfang wird als vollständiger Prozess abgegrenzt.
- 01
Den Startpunkt festlegen
Sie bringen einen beispielhaften Vorgang, die beteiligten Systeme und eine fachliche Ansprechperson ein. Gemeinsam lassen sich daraus Anforderungen und offene Entscheidungen beschreiben. Zum ersten Umfang gehören auch Sonderfälle, die im Tagesgeschäft regelmäßig vorkommen.
- 02
Mit echten Abläufen prüfen
Ein Entwurf sollte zeigen, wie Ihr Team einen Vorgang anlegt, bearbeitet und freigibt. Für die spätere Abnahme braucht es überprüfbare Kriterien: etwa vollständige Daten, passende Zugriffe und eine funktionierende Übergabe. Ein sichtbarer Zwischenstand allein ist noch kein einsatzfähiges ERP.
- 03
Die Umstellung vorbereiten
Vor einem Start müssen Datenübernahme, Einweisung, Zuständigkeiten und der Umgang mit Fehlern geklärt sein. Wie eine Umstellung ohne unnötige Lücken vorbereitet wird, erklärt der Leitfaden zur ERP-Einführung.
Fachliche und technische Abnahme beantworten verschiedene Fragen. Ihr Team prüft etwa die richtige Leistungszuordnung und eine unerlaubte Freigabe. Technisch werden die vereinbarten Nutzer- und Vorgangsmengen, Antwort- beziehungsweise Verarbeitungszeiten und das Verhalten bei einer unterbrochenen Anbindung getestet. Die Grenzwerte hängen vom Einsatz ab und werden vorab festgelegt. Auch die Eignung der gewählten Basis und ihrer Versionen muss sich an diesen Anforderungen zeigen.
Benennen Sie für die Zusammenarbeit die fachlich entscheidende Person Ihres Betriebs, die Verantwortlichen der beteiligten Systeme und den Projektkontakt bei SYNQ. Vereinbaren Sie, wer Anforderungen und Änderungen freigibt und wer die Abnahme übernimmt. Zur Einweisung können rollenbezogene Übungen, eine kurze Pflege- und Fehleranleitung sowie ein geregelter Weg für Rückfragen gehören. Eine benannte Person sammelt Rückmeldungen aus dem Pilotbetrieb.
Einen belastbaren Termin können wir erst auf Basis des vereinbarten Umfangs, der Datenlage und der Schnittstellen nennen. Unser Ziel bleibt, den Weg zum ersten produktiven Prozess kurz zu halten.
Welcher Ausgangspunkt passt zu Ihnen?
Prüfen Sie zuerst, welche Anforderungen sich mit der vorhandenen Konfiguration und den verfügbaren Zugängen abbilden lassen.
Was Sie beim Preis vergleichen sollten
Investieren Sie in die Funktionen, die Ihr Betrieb braucht. Ob ein individualisiertes ERP günstiger ist, zeigt der Vergleich derselben Leistung über denselben Zeitraum.
Dazu gehören Einrichtung beziehungsweise Entwicklung, Datenübernahme, Anbindungen und Einführung. Hinzu kommen Betrieb, mögliche Lizenzen, Support und spätere Änderungen. Auch der interne Aufwand Ihres Teams gehört zur Entscheidung.
Kosten und Termine beziehen sich auf den vereinbarten Leistungsumfang. Ein kleiner Einstieg ist nur dann sinnvoll, wenn der gewählte Prozess einschließlich Daten, Schnittstellen und Freigaben nutzbar wird.
Welche Positionen Sie für ein vergleichbares Angebot erfassen sollten, finden Sie im Überblick zu ERP-Kosten.
Fünf Kostenbereiche vergleichen
Fünf Kostenbereiche im Überblick. Wählen Sie eine Position.
- Konzeption & Entwicklung
- Daten & Schnittstellen
- Tests & Einweisung
- Hosting & Betreuung
- Änderungen & interne Zeit
Ausgewählt: Aufbauen – Konzeption & Entwicklung
Die Positionen beschreiben Kostenbereiche. Reihenfolge und Aufwand ergeben sich aus Ihrem vereinbarten Umfang.
Für alle Angebote denselben Leistungsumfang und Betrachtungszeitraum ansetzen.
Wenn Sie den Nutzen kalkulieren, halten Sie heutigen Aufwand, erwartete Entlastung und den Bewertungszeitraum fest. Vergleichen Sie den nachvollziehbar bewerteten Nutzen mit Einführung, Betrieb und internem Aufwand im selben Zeitraum. Eine erwartete Zeitersparnis ist eine Planungsannahme. Ob sie eintritt, muss am späteren Arbeitsablauf gemessen werden; daraus folgt keine garantierte Ersparnis.
Kennzahlen aus demselben Auftrag ableiten.
Ein Status zeigt, wo ein Vorgang steht. Eine Auswertung beantwortet, welche Entscheidung ansteht und wie sich der Ablauf entwickelt. Beide brauchen eine eindeutige Quelle und einen sichtbaren Datenstand.
Welche fachlichen Freigaben stehen noch aus?
Welche Abrechnungsübergaben sind noch nicht bestätigt?
Die nächste operative Handlung
Im gezeigten Auftragsmodell kann eine Arbeitsliste Leistungen anzeigen, deren fachliche Freigabe noch fehlt. Eine zweite Auswertung kann freigegebene Leistungen mit noch nicht bestätigter Abrechnungsübergabe zusammenführen. Verantwortliche Rolle, Auftragsreferenz und letzter Bearbeitungszeitpunkt machen die nächste Handlung nachvollziehbar.
Vergleichbare Zeit- und Wertgrößen
Für Projektcontrolling lassen sich vereinbarte und dokumentierte Zeiten gegenüberstellen, sofern diese Daten zum Umfang gehören und vergleichbar erfasst werden. Zeitraum, Einheit, Planstand und freigegebene Änderungen müssen sichtbar bleiben. Ein abrechenbarer Leistungswert und ein bereits fakturierter Umsatz sind unterschiedliche Größen; der bestätigte Rechnungsstand kommt aus dem dafür führenden System.
Mögliche Auswertungen eines projektierten Auftragsprozesses; keine bestehenden Produktfunktionen oder gemessenen Projektergebnisse.
ERP-Schnittstellen. Ein Auftrag. Ein klarer Weg.
Vom bestätigten Auftrag bis zur Abrechnung: Verbinden Sie die Daten, die Ihr Team für den nächsten Schritt braucht.
Bei einer ERP-CRM-Integration klären wir zuerst, welches System die Kundendaten führt, welche Auftragsfelder benötigt werden und in welche Richtung sie übertragen werden. Nicht jedes Feld muss in jedem System gepflegt werden.
Die ERP-Anbindung kann eine vorhandene Standardschnittstelle, einen kontrollierten Export oder eine individuelle ERP-Integration nutzen. Wir prüfen verfügbare Schnittstellen und Zugänge, bevor wir den Weg festlegen. Auch doppelte Einträge, unvollständige Daten und fehlgeschlagene Übertragungen gehören in den Test.
Im Beispiel gibt das CRM den bestätigten Auftrag weiter. Das ERP ordnet die Arbeit zu und übermittelt erst fachlich freigegebene Leistungsdaten an das Abrechnungssystem. Welches System bei Ihnen welche Daten führt, legen wir gemeinsam fest.
Datenfelder, Konflikte und Betrieb im Detail klären.
CRM, ERP und Abrechnung klar zuordnen.
- CRM01 / Auftrag
Kunde + bestätigter Auftrag
NordwerkFreigegeben - Vereinbarte Auftragsfelder
- ERP02 / Leistung
Arbeit zuordnen. Leistung prüfen.
Fachliche Freigabe dokumentiert - Freigegebene Leistungsdaten
- Abrechnung03 / Übergabe
Im dafür vorgesehenen System.
Vereinfachtes Beispiel mit fiktiven Daten. Übertragungswege und Freigaben werden für Ihre Systeme festgelegt.
Ein verantwortliches System je Feld.
Felder und Übertragungsrichtung klären.
Schnittstellen und Berechtigungen prüfen.
KI bleibt ein eigener Baustein.
KI kann auf Wunsch Teil Ihres ERP-Projekts sein. Ein möglicher Anwendungsfall wäre, Informationen aus Dokumenten zur Prüfung vorzubereiten. Welche Daten dafür genutzt werden dürfen, wer das Ergebnis freigibt und welche laufenden Kosten entstehen, gehört vor die Umsetzung. ERP ohne KI bleibt ebenfalls Teil unseres Angebots. Den möglichen Ablauf beschreibt unser Angebot zur KI-Integration.
Betrieb und Änderungen mit klarer Verantwortung.
Der erste produktive Prozess braucht auch einen betreuten technischen Rahmen. Halten Sie fest, wer den Betrieb übernimmt, wer bei Störungen entscheidet und welche Arbeiten zusätzlich beauftragt werden.
Zugriff, Sicherung und Wiederanlauf.
Ordnen Sie jeder Rolle die benötigten Daten und Aktionen zu. Für sensible Vorgänge kann eine zusätzliche Freigabe erforderlich sein. Ebenso werden die verschlüsselte Übertragung, der Umgang mit Zugangsdaten und die Sichtbarkeit von Protokollen festgelegt. Datenschutzanforderungen, Verarbeitungsort und beauftragte Dienste werden für den konkreten Datenfluss geprüft.
Für Sicherungen braucht es mehr als einen Speicherort: Vereinbaren Sie Zuständigkeit, Aufbewahrung und einen getesteten Wiederherstellungsweg. Wie viel Datenverlust und Unterbrechung fachlich vertretbar sind, bestimmt die Anforderungen. Auch im Störfall muss klar sein, wer wiederherstellen darf und wer anschließend die Vollständigkeit der Geschäftsvorgänge prüft.
Eine Änderung bis zur Freigabe verfolgen.
Ein neuer Freigabeschritt beginnt mit einer beschriebenen Anforderung und ihren Auswirkungen auf Daten, Rollen und angeschlossene Systeme. Danach werden Umfang und Aufwand entschieden, die Änderung in einer geeigneten Testumgebung geprüft und fachlich freigegeben. Zum Produktivwechsel gehören eine erkennbare Version und ein zum System passender Rückfallweg. Datenänderungen lassen sich dabei nicht immer allein durch Zurücksetzen des Programmcodes rückgängig machen.
Laufende Überwachung, Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates und neue Funktionen sind unterschiedliche Aufgaben. Legen Sie fest, welche davon enthalten sind, wer Herstelleränderungen verfolgt und wie zusätzliche Arbeit beauftragt wird. Supportkanal, Erreichbarkeit und Reaktionszeiten bleiben ausdrücklich zu vereinbarende Leistungen.
- Anforderung
- Entscheidung
- Test
- Freigabe
- Produktivwechsel / Rückfallweg
Passt ein individuelles ERP zu Ihrem Vorhaben?
Eine individuelle Lösung ist besonders prüfenswert, wenn wichtige Abläufe in Ihrem bestehenden System nur über zusätzliche Listen und manuelle Übergaben funktionieren. Sie braucht zugleich Menschen in Ihrem Unternehmen, die fachliche Fragen entscheiden und Zwischenstände prüfen können.
Prüfen Sie vor einer Ablösung, ob eine Konfiguration oder eine gezielte Schnittstelle die konkrete Lücke bereits schließt. Für einen Wechsel sprechen können beispielsweise nicht verfügbare benötigte Aktionen oder eine Basis, die sich nicht sinnvoll weiterbetreuen lässt. Dann gehören Datenübernahme, Umstellungszeitpunkt und Rückfallmöglichkeit in dieselbe Entscheidung. Die Ablösung eines einzelnen Bereichs und ein vollständiger Neubau haben unterschiedliche Auswirkungen auf den Betrieb.
Wenn eine vorhandene Standardlösung Ihre Anforderungen bereits gut erfüllt, sollte sie in den Vergleich einbezogen werden. Ein individueller Ansatz ist kein Selbstzweck. Entscheidend sind Passung, Gesamtaufwand und die Möglichkeit, Ihr System sinnvoll weiterzuentwickeln.
Können unsere Daten übernommen werden?
Das hängt von Exportmöglichkeiten, Datenstruktur und Qualität ab. Eine Prüfung sollte mit Beispieldaten beginnen und Zuordnung, Dubletten sowie Vollständigkeit berücksichtigen. Welche Bestände tatsächlich übernommen werden, gehört ausdrücklich in den Projektumfang.
Wie werden Betrieb und Weiterentwicklung geregelt?
Hosting, Betreuung, Reaktionszeiten, Nutzungsrechte und mögliche Abhängigkeiten gehören in die Projektvereinbarung. Halten Sie auch fest, wie Daten exportiert werden können und wer künftige Änderungen übernimmt.
Die passende Verbindung weiterdenken.
Welcher Prozess soll als Erstes besser laufen?
Beschreiben Sie den Vorgang, die beteiligten Systeme und die Stelle, an der Ihr Team heute Zeit verliert. Dafür brauchen Sie noch kein fertiges Lastenheft.
Projekt besprechenSprechen wir über Ihr Projekt.
Beschreiben Sie Ihren Ablauf oder Ihre Idee. Wir klären gemeinsam, wie ein passendes System aussehen kann.