Zusatzleistung aufgenommen
Zusätzlicher Workshop · 4 Stunden
- Freigabe
- Offen
- Abrechnung
- Noch gesperrt
Die Projektleitung hält fest, was gegenüber dem Auftrag hinzugekommen ist.
ERP für Dienstleister
Projekte bis zur Abrechnung verbinden
Individuelle ERP-Abläufe für Projektumfang, Aufwand und kaufmännische Übergaben.
Wann ein ERP für Ihr Projektgeschäft passt
Ein Zusatzauftrag ist vereinbart, die Leistung erbracht, die Abrechnung wartet auf eine Freigabe. SYNQ entwickelt individuelle ERP-Abläufe für Dienstleister, die Projektumfang, Aufwand und kaufmännische Übergaben zusammenführen möchten. Wir beginnen mit dem Prozess, an dem Ihrem Team heute Informationen fehlen.
Beratungen, IT-Dienstleister, Agenturen und andere projektorientierte Unternehmen verkaufen Leistungen mit unterschiedlichen Regeln. Ein Projekt wird zum Festpreis beauftragt, ein anderes nach Aufwand abgerechnet; daneben laufen wiederkehrende Leistungen. Entscheidend ist, ob das System diese Unterschiede bis zur Freigabe nachvollziehbar abbildet.
Prüfen Sie einen individuellen Ansatz, wenn regelmäßig dieselben Fragen offenbleiben: Gehört diese Leistung zum Auftrag? Wer hat die Änderung bestätigt? Ist die gebuchte Zeit bereits geprüft? Welche Position wurde schon abgerechnet? Wenn die Antworten auf mehrere Tabellen und Nachrichten verteilt sind, lohnt sich eine gemeinsame Prozessaufnahme.
Die Teamgröße allein ist kein Auswahlkriterium. Ein kleines Unternehmen mit wenigen klaren Abläufen kann mit Standardsoftware gut arbeiten. Ein größerer Betrieb braucht nicht automatisch eine Eigenentwicklung. Unser Angebot für individuelle ERP-Software erklärt den grundsätzlichen Ansatz; hier geht es um die besonderen Entscheidungen im Projektgeschäft.
Jeder Beleg behält seine Geschichte.
Vom zusätzlichen Workshop bis zur Abrechnungsübergabe: Projektbezug, Prüfung und Entscheidung bleiben am Vorgang.
Aufwand dem Projekt zugeordnet
Zusätzlicher Workshop · 4 Stunden · Projekt Atlas
- Freigabe
- Angefragt
- Abrechnung
- Noch gesperrt
Aufwand, Projekt und Verantwortliche bleiben miteinander verbunden.
Leistung fachlich bestätigt
Zusätzlicher Workshop · 4 Stunden · geprüft
- Freigabe
- Bestätigt
- Abrechnung
- Vorbereitet
Die vereinbarte Freigabe ist dokumentiert. Der Status ist für die Abrechnung sichtbar.
Position zur Abrechnung übergeben
Zusätzlicher Workshop · 4 Stunden · geprüft
- Freigabe
- Bestätigt
- Abrechnung
- Übergeben
Die Position wird mit ihrem Projektbezug übergeben. Es ist kein erneutes Abtippen im Beispiel nötig.
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Zusatzleistungen mit dem Projektauftrag verbinden
Ein ERP für Dienstleister braucht eine klare Beziehung zwischen beauftragter Leistung und späterer Änderung. Eine neue Aufgabe darf nicht stillschweigend den ursprünglichen Umfang überschreiben. Sie sollte einen eigenen Grund, eine verantwortliche Person und einen nachvollziehbaren Entscheidungsstand erhalten.
Illustratives Beispiel: Ein Beratungsteam soll zusätzlich zum vereinbarten Workshop eine Dokumentation erstellen. Die Projektleitung erfasst die Ergänzung und ordnet den erwarteten Aufwand zu. Erst nach der vereinbarten Bestätigung wird daraus eine freigegebene Leistungsposition. Die spätere Abrechnung berücksichtigt den tatsächlich vereinbarten Umfang.
- ZusatzleistungDokumentation ergänzen · Umfang offen
- Aufwand prüfenProjektleitung ordnet Leistung und Zuständigkeit zu
- Entscheidung festhaltenBestätigung mit Bezug auf die Angebotsversion
- Abrechnung vorbereitenFreigegebene Position mit Leistungsnachweis
Dazu gehören auch Ablehnung, Rückfrage und nachträgliche Korrektur. Für jeden Fall muss sichtbar bleiben, welche Version galt und wer die Entscheidung getroffen hat. Das Beispiel beschreibt einen möglichen Umfang; es ist keine Ansicht eines fertigen SYNQ-Standardprodukts.
Gemeinsame Daten, unterschiedliche Verantwortung
Projektleitung, ausführendes Team und Buchhaltung benötigen unterschiedliche Sichten auf denselben Vorgang. Das Team erfasst eine Leistung. Die Projektleitung bewertet Zuordnung und Umfang. Die kaufmännische Stelle prüft, ob alle vereinbarten Voraussetzungen für die Abrechnung vorliegen.
Eine Projektakte kann dafür Kunde, Auftrag, Leistungspositionen, Aufwände, Nachweise und Freigaben verbinden. Berechtigungen sollten sich aus diesen Aufgaben ergeben: Wer darf einen Aufwand korrigieren, einen Leistungsumfang ändern oder eine bereits freigegebene Position zurücknehmen? Ein Status allein erklärt diese Verantwortung noch nicht.
- Team
- Erfasst Leistung und Nachweis. Sieht die zugeordneten Aufgaben.
- Projektleitung
- Prüft Umfang und Änderungen. Entscheidet über die interne Freigabe.
- Kaufmännische Stelle
- Prüft Abrechnungsstand und Übergabe. Erhält freigegebene Positionen.
Zur Nachkalkulation müssen Plan und Ist dieselbe Grundlage haben. Trennen Sie ursprünglich vereinbarte Leistung, genehmigte Erweiterungen und tatsächlich angefallenen Aufwand. Sonst kann eine scheinbare Budgetabweichung aus einer unberücksichtigten Zusatzleistung entstehen. Ob interne Kostensätze, Fremdleistungen oder Reisekosten dazugehören, ist eine fachliche Entscheidung.
Festpreis, Aufwand und laufende Leistungen unterscheiden
Die Abrechnungslogik bestimmt, welche Daten vor einer Übergabe vorliegen müssen. Eine Zeiterfassung ist bei einem Festpreis beispielsweise für die interne Bewertung hilfreich, ohne automatisch die Rechnungsposition zu bestimmen.
| Modell | Was im Prozess feststehen sollte | Welcher Sonderfall geprüft werden sollte |
|---|---|---|
| Festpreis | Vereinbarter Umfang, Meilensteine und Freigabevoraussetzungen | Eine Ergänzung verändert den Umfang nach Auftragserteilung |
| Nach Aufwand | Leistungsart, Zeiteinheit, Kondition und Prüfregel | Ein Aufwand wurde falsch zugeordnet oder nachträglich korrigiert |
| Wiederkehrende Leistung | Zeitraum, enthaltene Leistung und Änderungsregel | Beginn, Unterbrechung oder Ende innerhalb eines Abrechnungszeitraums |
| Gemischter Auftrag | Zuordnung jeder Position zum passenden Modell | Eine Zusatzleistung wird getrennt vom Grundauftrag abgerechnet |
Diese Tabelle ist eine Planungshilfe. Steuerliche, vertragliche und branchenspezifische Vorgaben müssen für den tatsächlichen Einsatz gesondert geklärt werden. Ein Buchhaltungssystem kann weiterführen, was Ihr ERP fachlich vorbereitet; eine vollständige Finanzbuchhaltung gehört nicht automatisch zu jedem Projektumfang.
Erfasst ist noch nicht freigegeben.
Geben Sie die vier zusätzlichen Stunden frei. Der Aufwand wechselt in die abrechenbare Menge – mit einer klaren Entscheidung dazwischen.
Zur Abrechnung
Noch offen
Standard, Anpassung oder individuelle Entwicklung
Stellen Sie mehreren Lösungswegen denselben Beispielauftrag. Lassen Sie eine Zusatzleistung erfassen, eine Freigabe zurücknehmen und einen korrigierten Nachweis erneut übergeben. So wird sichtbar, ob ein bestehendes Produkt bereits ausreicht, ob eine Anpassung genügt oder ob eine individuelle Anwendung begründet ist.
Für einen kleineren Dienstleister kann ein vorhandenes System mit sauberer Konfiguration die passende Wahl sein. Ein Mittelständler mit mehreren Fachbereichen muss zusätzlich gemeinsame Stammdaten, getrennte Zugriffe und verantwortliche Freigaben prüfen. Bei Außendienst, Materialverbrauch oder branchenspezifischen Nachweisen kommen weitere Anforderungen hinzu; diese werden separat eingeordnet.
Halten Sie die entscheidenden Szenarien im ERP-Lastenheft fest. Dadurch vergleichen Sie dieselbe fachliche Leistung und müssen die Entscheidung nicht an der längsten Funktionsliste ausrichten.
Mit einem abgegrenzten Projektablauf starten
Für einen ersten nutzbaren Umfang wählen wir einen zusammenhängenden Ablauf, beispielsweise Zusatzleistung bis Abrechnungsübergabe. Sie bringen einen anonymisierten Beispielauftrag, typische Änderungen und die beteiligten Anwendungen ein. Eine fachliche Ansprechperson entscheidet offene Regeln; technische Zugänge und Datenexporte müssen geprüft werden.
Aus diesen Informationen lassen sich Datenmodell, Rollen, Schnittstellen und Abnahmekriterien ableiten. Ein Entwurf zeigt den vorgesehenen Bedienablauf. Vor dem Betrieb folgen Tests mit passenden Sonderfällen, Datenübernahme, Einweisung und die Vereinbarung, wer Fehler und spätere Änderungen bearbeitet.
Bestehende CRM-, Zeit- oder Abrechnungssysteme müssen dabei nicht pauschal ersetzt werden. Pro Datenart wird geklärt, welches System führt und wie Änderungen zurückgemeldet werden. KI kann Informationen zur Prüfung vorbereiten, wenn der Anwendungsfall das rechtfertigt; fachliche Regeln und Verantwortlichkeiten müssen auch ohne KI klar sein.
Umfang und Betrieb gemeinsam planen
Den Aufwand bestimmen unter anderem die Anzahl der Abläufe, vorhandene Datenqualität, Schnittstellen und die Tiefe der Freigaberegeln. Hinzu kommen Betrieb, Betreuung und spätere Änderungen. Der Überblick zu ERP-Kosten hilft, diese Positionen in einem vergleichbaren Budget zu erfassen.
Beschreiben Sie für den Einstieg einen konkreten Auftrag: Welche Leistung wird verkauft, wo ändert sich der Umfang und was fehlt heute vor der Abrechnung? Daraus lässt sich ein sinnvoller erster Projektumfang ableiten.
Ihr Ablauf ist der Ausgangspunkt.
Bringen Sie einen konkreten Vorgang und Ihre offenen Fragen mit. Daraus lässt sich der nächste sinnvolle Umfang ableiten.
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