SYNQ entwickelt individuelle ERP- und CRM-Systeme mit KI-Einbindung. Wir verbinden Datenquellen, KI-Funktionen und eine verständliche Bedienoberfläche: für die Übernahme von Dokumentdaten, die Prüfung von Angaben und den schnellen Zugang zu Kunden- und Auftragswissen.
Weniger manuell übertragen. Informationen leichter prüfen und finden.
Projekt besprechenKI kann bei einzelnen Tätigkeiten spürbar entlasten. Zwei Studien zeigen, wie unterschiedlich dieser Nutzen gemessen wird. Die Ergebnisse stammen aus den untersuchten Aufgaben und sind keine Prognose für Ihr ERP, CRM oder ein SYNQ-Projekt.
Eine 2025 im Quarterly Journal of Economics veröffentlichte Untersuchung mit 5.172 Supportkräften fand mit KI-Unterstützung durchschnittlich 15 % mehr gelöste Kundenfälle pro Stunde. Die Effekte unterschieden sich nach Erfahrung und Leistungsniveau; besonders erfahrene Kräfte profitierten weniger. Studie von Brynjolfsson, Li und Raymond.
Im Experiment von Noy und Zhang mit 453 Hochschulabsolventen sank die durchschnittliche Bearbeitungszeit für berufliche Schreibaufgaben mit ChatGPT um 40 %. Die bewertete Qualität stieg um 18 %. Die 2023 in Science veröffentlichte Studie bildete genaue Faktenprüfung und unternehmensspezifischen Kontext nur eingeschränkt ab. Studie und Einordnung des MIT.
Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail an. Ihr Team muss den Inhalt lesen, Angaben ins CRM übertragen und offene Fragen festhalten. Für diesen Ablauf entwickeln wir eine KI-Unterstützung, die Felder vorbereitet und den Abgleich mit der Originalquelle erleichtert. So konzentriert sich die Bearbeitung auf Prüfung und Ergänzung. Welche Schritte sich sinnvoll unterstützen lassen, testen wir an Ihren typischen Vorgängen.
Illustrativer Ablauf: Konzept, keine bestehende Produktfunktion und kein Kundenprojekt.
Im Modell ist eine fehlende Angabe sichtbar, statt stillschweigend ergänzt zu werden. Genau solches Verhalten gehört in die spätere Prüfung. Auch bei diesem Ablauf müssen Fehler erkannt und korrigiert werden können.
Anfragen, Bestellungen oder Gesprächsnotizen enthalten Informationen, die später im CRM oder ERP gebraucht werden. Wir planen die Erfassung als zusammenhängenden Ablauf: relevante Angaben auslesen, passenden Feldern zuordnen, zur Prüfung vorlegen und nach Freigabe übernehmen. Das Ziel ist, wiederholtes Abtippen und Wechsel zwischen Anwendungen zu reduzieren.
Für den Datentransfer legen wir Quelle, Zielfelder und die Zuordnung zum Kunden oder Auftrag fest. Eindeutige Formate und feste Zuordnungen können klassische Schnittstellen übernehmen. KI kommt dort hinzu, wo freie Texte oder unterschiedliche Dokumentaufbauten ausgewertet werden sollen.
Ein Termin fehlt, eine Kundenangabe weicht ab oder eine Nachricht enthält zwei unterschiedliche Mengen: Solche Fälle sollen vor der Übernahme sichtbar werden. Wir kombinieren feste Prüfregeln für Pflichtfelder und Formate mit KI-gestützten Hinweisen zu Textinhalten. Ihr Team erhält den Hinweis zusammen mit der betroffenen Quelle und entscheidet über die Korrektur.
Ob die Funktion relevante Abweichungen erkennt und wie viele falsche Hinweise sie erzeugt, gehört in den Pilot. Eine KI-Prüfung ist kein Beleg für Fehlerfreiheit und ersetzt keine fachliche Freigabe.
„Was ist bei diesem Auftrag noch offen?“ oder „Welche Zusagen wurden dem Kunden gemacht?“: Eine KI-Unterstützung kann den Zugang zu Informationen in CRM und ERP erleichtern. Wir planen dafür verständliche Fragen, kompakte Zusammenfassungen und direkte Verweise auf die zugrunde liegenden Datensätze. So muss Ihr Team weniger Informationen von Hand zusammensuchen.
Die Funktion darf nur freigegebene Daten verwenden. Wenn eine Quelle fehlt oder die Antwort nicht eindeutig ist, braucht der Nutzer einen sichtbaren Hinweis und einen Weg zur Originalakte. Auch Entwürfe für Folgeaufgaben können Teil des vereinbarten Umfangs sein.
Diese Beispiele zeigen mögliche Projektumfänge. Welche Funktion wir umsetzen, richtet sich nach Ihrem Ablauf, den verfügbaren Daten und dem Ergebnis des Tests.
Die KI liest die Anfrage, erkennt relevante Angaben und gleicht sie mit Ihrem ERP ab. Sie sehen, woher jeder Vorschlag kommt – und was noch geprüft werden muss.
Animiertes App-Beispiel mit fiktiven Daten. Die dargestellten Klicks zeigen einen möglichen Ablauf; es werden keine echten Daten verarbeitet.
Angenommen, die Erfassung einer wiederkehrenden Bestellung dauert heute 10 Minuten. Mit KI bleiben 1 Minute für die Übernahme und 2 Minuten für Prüfung und Korrektur: zusammen 3 Minuten.
Das wären 7 Minuten oder 70 % weniger Bearbeitungszeit für genau diesen Vorgang. Bei 1.000 solchen Vorgängen entspricht das rund 116,7 Stunden im Monat.
Frei gewähltes Rechenbeispiel, kein gemessenes SYNQ-Kundenergebnis. Die Annahmen müssen im Pilot bestätigt werden. Gemeint ist dieser einzelne Verwaltungsschritt, nicht die gesamte Arbeit im Unternehmen.
Eine grobe Hochrechnung beginnt bei einem konkreten Vorgang. Im folgenden Beispiel fallen monatlich 1.000 geeignete Vorgänge mit je 6 Minuten Bearbeitung an: insgesamt 100 Stunden. Bei angenommenen 30 % weniger Bearbeitungszeit und einer zusätzlichen Minute Prüfung pro Vorgang bleiben rund 13,3 Stunden monatliche Zeitersparnis.
Mögliche Netto-Zeitersparnis pro Monat
100 h bisher − 70 h Bearbeitung − 16,7 h zusätzliche Prüfung.
Rechenbeispiel, keine Prognose oder Zusage.
Die Annahmen lassen sich verändern. Bei ansonsten gleichen Werten ergeben 20 % Brutto-Zeitreduktion rund 3,3 Stunden netto, 40 % rund 23,3 Stunden. Diese Szenarien sind frei gewählte Rechenannahmen und keine aus den Studien abgeleitete Erwartungsspanne. Wenn die Prüfung mehr Zeit braucht als die KI spart, kann auch zusätzlicher Aufwand entstehen.
Die Rechnung gilt nur für die eingegebenen, geeigneten Vorgänge. Einmalige Einführung, laufende Betreuung und Modellkosten sind nicht enthalten. Frei werdende Arbeitszeit ist keine automatische Kosten- oder Personaleinsparung. Im Pilot messen wir Bearbeitung, Prüfung und Korrekturen gemeinsam.
Besonders interessant ist KI-Einbindung für Teams, die häufig ähnliche Informationen übertragen, suchen oder abgleichen. Entscheidend sind Vorgangsvolumen, nutzbare Daten und eine fachliche Prüfung. Die folgenden Profile sind unsere Einordnung möglicher Einsatzfelder, keine aus den Studien abgeleitete Branchenrangliste.
Viele Kundenanfragen, Angebote und Bestellungen treffen auf wiederkehrende Artikel- und Kundendaten. Ein geeigneter Einstieg kann die Vorbereitung von CRM-Feldern oder der Abgleich einer Bestellung sein. Voraussetzung sind gepflegte Stammdaten und eindeutige Zuordnungen.
Auftragsunterlagen, Änderungen und Rückfragen müssen zwischen Vertrieb, Planung und Verwaltung weitergegeben werden. KI kann Informationen zur Prüfung vorbereiten und offene Punkte sichtbar machen. Technische Freigaben und verbindliche Auftragsänderungen bleiben klar zugeordnet.
Gesprächsnotizen, Kundenabsprachen und Projektstände liegen häufig in mehreren Quellen. Zusammenfassungen mit Quellenverweisen und vorbereitete Folgeaufgaben können Übergaben erleichtern. Dafür braucht es zugängliche, aktuelle Projektakten und geregelte Berechtigungen.
Wiederkehrende Fragen und umfangreiche Kundenhistorien sind ein möglicher Ansatz für Antwortentwürfe und Wissenssuche. Voraussetzung sind belastbare Wissensquellen und eine Bewertung der Antworten. Bei seltenen Einzelfällen, unklaren Daten oder bereits sehr kurzen Abläufen kann der Prüfaufwand den Nutzen übersteigen.
Wir planen Datenanbindung, Verarbeitung und Bedienung gemeinsam. Dazu klären wir, welches System die gültigen Kunden- oder Auftragsdaten führt, welche Schnittstellen verfügbar sind und wie ein bestätigtes Ergebnis zurückgeschrieben wird. Leserechte, Schreibrechte und die Zuordnung von Datensätzen gehören zum selben Ablauf.
Ihr Team soll die Unterstützung dort nutzen können, wo die Arbeit anfällt: etwa in der Kundenakte, am Auftrag oder bei der Dokumentprüfung. Verständliche Feldnamen, Quellenverweise und klare nächste Schritte gehören deshalb zur Umsetzung. Ein Importfehler muss sichtbar bleiben und sich gezielt nachbearbeiten lassen.
Die Grundlage kann ein neues individuelles System sein. Mehr zum jeweiligen Umfang finden Sie bei unserer ERP-Software und CRM-Software. Für ein bestehendes Fremdsystem prüfen wir zunächst Schnittstellen, Zugriffsrechte und technische Grenzen; eine Anbindung an jedes Produkt versprechen wir nicht.
Für den Einstieg schlagen wir einen begrenzten Test vor: eine Aufgabe, definierte Eingaben und ein erwartetes Ergebnis. Dazu gehören typische Fälle sowie bewusst schwierige Beispiele, etwa widersprüchliche Angaben oder ein fehlender Bezug zum Kunden.
Vor dem Test sollte klar sein, woran Sie Qualität erkennen. Für eine Erfassung können es korrekt übernommene Pflichtfelder sein. Für eine Zusammenfassung zählen etwa richtige Zusagen und erkennbare Quellen. Wenn die vorgeschlagene Funktion diese Anforderungen nicht erfüllt, muss sie angepasst, enger begrenzt oder verworfen werden.
Zur Bewertung gehört außerdem die Arbeit nach dem KI-Ergebnis: Wie lange dauert die Prüfung? Wie oft ist eine Korrektur nötig? Was kostet ein bearbeiteter Vorgang inklusive Modellnutzung und Betreuung? Diese Werte müssen im Versuch erhoben werden. So wird erkennbar, ob die Funktion Ihren Arbeitsalltag tatsächlich erleichtert.
Nach einem erfolgreichen Test integrieren wir den vereinbarten Ablauf in die Bedienoberfläche und planen die Einweisung Ihres Teams. Den Zeitplan für den produktiven Einsatz legen wir anhand von Umfang, Datenanbindung und Abnahme fest. Weitere Aufgaben können anschließend schrittweise ergänzt werden.
Das prüfen wir anhand Ihres Systems und des gewünschten Ablaufs. Für eine Ergänzung brauchen wir passende Schnittstellen oder nutzbare Export- und Importwege sowie die erforderlichen Zugriffsrechte. Erst danach lässt sich sagen, ob eine direkte Integration, ein ergänzender Arbeitsbereich oder eine Anpassung am System sinnvoll ist.
Das steht nicht automatisch am Anfang. Zuerst sind Aufgabe, Datenzugriff, Qualitätsanforderungen und Betriebsbedingungen zu klären. Welche technische Lösung dazu passt, ist Ergebnis dieser Prüfung.
Das wäre eine ausdrücklich zu definierende Funktion. Für den hier gezeigten Einstieg ist eine menschliche Freigabe vor der Übernahme vorgesehen. Weitergehende Aktionen brauchen eigene Grenzen, Prüfungen und Verantwortlichkeiten.
Zum Preis gehören unter anderem Datenanbindung, Umsetzung des Ablaufs, Tests und Einführung. Im Betrieb können Modellnutzung, Infrastruktur, Betreuung und Anpassungen hinzukommen. Eine belastbare Kalkulation braucht den erwarteten Umfang und die gewählte technische Lösung.
Wenn die Aufgabe bereits mit klaren Regeln lösbar ist, die erforderlichen Daten nicht nutzbar vorliegen oder niemand die Ergebnisse beurteilen kann, sollte zuerst dieser Punkt gelöst werden. Auch ein Pilot ohne ausreichenden Nutzen ist ein relevantes Ergebnis für Ihre Entscheidung.
Beschreiben Sie Ihr heutiges ERP oder CRM, eine wiederkehrende Aufgabe und die verwendeten Dokumente oder Daten. Wir besprechen mit Ihnen, wo KI-Einbindung den Ablauf vereinfachen kann und welcher erste Umfang dafür sinnvoll ist.
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