Bestände und Verantwortliche festlegen
Beginnen Sie mit einem Dateninventar. Erfassen Sie Quelle, Datenobjekt, Umfang, Exportmöglichkeit, zuständige Person und Zielverwendung. Ein Datenobjekt ist beispielsweise ein Kunde, ein Auftrag oder eine einzelne Auftragsposition. Halten Sie fest, welche Kennungen diese Objekte verbinden.
| Bestand | Zu klärende Frage | Beispiel für eine fachliche Prüfung |
|---|---|---|
| Stammdaten | Welche Kunden, Lieferanten oder Leistungen werden weiter benötigt? | Eine Auftragsposition verweist auf die richtige Leistung |
| Offene Vorgänge | Was muss nach dem Wechsel bearbeitet werden können? | Ein teilweise erledigter Auftrag behält seinen Restumfang |
| Konfiguration | Welche Werte erklären die Geschäftsdaten? | Einheiten, Statuswerte und Währungen sind richtig zugeordnet |
| Historie und Dokumente | Was wird im Zielsystem oder außerhalb davon benötigt? | Ein alter Nachweis bleibt über seine Referenz auffindbar |
Die Trennung von Konfigurationsdaten, Stammdaten und offenen Vorgängen findet sich auch in Microsofts Leitfaden zur Datenmigration. Das konkrete Inventar muss zu Ihrem Quell- und Zielsystem passen.
Übernahme, Archiv und Bereinigung entscheiden
Nicht jeder historische Datensatz muss in das operative Zielsystem geladen werden. Ebenso wenig darf Historie pauschal gelöscht werden. Entscheiden Sie je Bestand, ob er für laufende Arbeit, Nachweise oder Auswertungen benötigt wird und wie der spätere Zugriff aussehen soll. Zuständige Fachpersonen prüfen Aufbewahrungs-, Lösch- und Zugriffsanforderungen.
Dokumentieren Sie Ausschlüsse mit Grund und Verantwortlichem. Vor einer Bereinigung muss nachvollziehbar sein, ob ein Datensatz ungenutzt ist oder beispielsweise noch von einem offenen Auftrag referenziert wird. Schützen Sie Testexporte und begrenzen Sie den Zugriff auf die Personen, die sie für die Migration benötigen.
Felder und offene Vorgänge zuordnen
Das Mapping legt fest, wie eine Information im Zielsystem abgebildet wird. Gleiche Feldnamen garantieren keine gleiche Bedeutung. „Status“ kann im Altsystem einen Bearbeitungsschritt bezeichnen und im Zielsystem eine Freigabe. Bei Zahlen müssen Einheiten, Dezimalstellen und Vorzeichen stimmen.
Ein Mapping-Eintrag braucht Quellfeld, Zielfeld, Transformationsregel, Pflichtstatus, Fehlerbehandlung und fachliche Verantwortung. Für Beziehungen kommt die Zuordnung alter und neuer Kennungen hinzu. Eine neue Auftragsnummer darf den Bezug zu Kunde, Positionen und Dokumenten nicht auflösen.
- Quelle
- Auftrag A-17 · Kunde K-04 · Restmenge 3 · Einheit Stunde
- Zuordnungsregel
- Kundenkennung über Referenztabelle zuordnen. Nur die offene Menge übernehmen.
- Ziel und Prüfung
- Auftrag A-17 → Kunde K-04 · 3 Stunden offen. Zugehörigen Leistungsnachweis öffnen.
Legen Sie die Importreihenfolge anhand der Abhängigkeiten fest. Ein Auftrag kann seinen Kunden nur referenzieren, wenn dessen Zuordnung vorhanden ist. Falls ein Pflichtwert fehlt, darf keine beliebige Ersatzinformation entstehen. Der Fehler gehört in eine prüfbare Liste mit Entscheidung: ergänzen, zurückstellen oder begründet ausschließen.
Testmigration fachlich abgleichen
Ein technisch erfolgreicher Import beweist noch keine korrekte Übernahme. Planen Sie einen Testlauf mit repräsentativen Daten und relevanten Sonderfällen. Dazu gehören zum Beispiel stornierte Positionen, Teilrechnungen, leere optionale Felder, Sonderzeichen und geänderte Kundenbeziehungen.
Prüfen Sie zunächst Mengen und Summen auf derselben Grundlage. Ein Vergleich aller alten Aufträge mit ausschließlich offenen neuen Aufträgen erzeugt zwangsläufig eine Differenz. Dokumentieren Sie deshalb Filter, Stichtag, Einheit und genehmigte Ausschlüsse. Ergänzen Sie fachliche Stichproben: Lässt sich der übernommene Vorgang korrekt weiterbearbeiten? Sind seine Belege auffindbar? Greifen die vorgesehenen Rechte?
Abweichungen nachvollziehbar behandeln
Im illustrativen Beispiel enthält der freigegebene Export 120 offene Leistungspositionen. Im Ziel werden 119 gefunden. Diese Differenz muss erklärt werden, bevor der Lauf freigegeben wird. Eine absichtlich zusammengeführte Position kann zulässig sein; eine verlorene Position ist ein Fehler. Die bloße Zahl entscheidet das nicht.
Wiederholen Sie korrigierte Importe in einer kontrollierten Testumgebung. Halten Sie fest, welche Mapping-Version und welcher Datenstand verwendet wurden. Prüfen Sie auch das Verhalten bei Wiederholung: Ein erneut eingespielter Bestand darf nicht unbemerkt zusätzliche Vorgänge erzeugen. Die konkrete Umsetzung hängt vom Importweg ab.
Stichtag und letzte Änderungen planen
Der Cutover ist die geplante Umschaltung auf die neue Umgebung. Bis dahin können sich Daten im Altsystem weiter verändern. Entscheiden Sie, ob es ein ausreichend langes Schreibfenster ohne Änderungen gibt oder wie Änderungen seit dem letzten Export nachgeführt werden. Dazu gehören neue, geänderte und gegebenenfalls gelöschte Datensätze.
Ein gestaffelter Wechsel kann sinnvoll sein, benötigt aber eindeutige Grenzen: Welche Firma, welcher Prozess oder welcher Bestand führt bereits im neuen System? Ein Parallelbetrieb ohne festgelegte Datenführung schafft neue Abstimmungsprobleme. Der passende Ansatz ergibt sich aus Abhängigkeiten und Betriebsanforderungen.
- VorbereitenTest bestanden · Sicherung geprüft · Zuständige verfügbar
- Änderungen begrenzenSchreibsperre oder dokumentierte Nachführung aktiv
- Importieren und abgleichenLetzten Datenstand und offene Vorgänge prüfen
- Start entscheidenFreigeben oder nach vereinbartem Plan zurückfallen
Ordnen Sie jeder Cutover-Aufgabe eine verantwortliche Person, eine Vertretung und einen Nachweis zu. Proben Sie die Folge in einer geeigneten Umgebung. Microsofts Cutover-Leitfaden beschreibt dazu Aufgabenfolge, Freigaben, Probelauf und Rückfallplan; hier übertragen wir diese Planungsprinzipien auf eine herstellerunabhängige Checkliste.
Abbruch und Rückfall vorher entscheiden
Ein Rollback ist mehr als eine vorhandene Sicherung. Klären Sie, bis wann ein Rückfall möglich ist, wer ihn auslöst und wie das Altsystem wieder verbindlich wird. Dazu gehört eine erprobte Wiederherstellung und eine klare Behandlung aller Daten, die nach dem letzten sicheren Stand entstanden sind.
Besonders wichtig ist die Grenze nach der Schreibfreigabe: Wurden im neuen System bereits Aufträge geändert oder Belege erstellt, genügt es nicht, einfach das alte System einzuschalten. Diese Vorgänge müssen beim Rückfall berücksichtigt werden. Kann das nicht verlässlich erfolgen, ist eine geplante Fehlerbehebung im Zielsystem möglicherweise der sinnvollere Weg. Diese Entscheidung gehört in die Vorbereitung.
Legen Sie konkrete Abbruchkriterien fest, etwa ungeklärte Differenzen in kritischen Beständen oder fehlende Bearbeitbarkeit eines notwendigen Prozesses. Welche Restfehler akzeptabel sind, entscheiden die verantwortlichen Fachbereiche und die Projektleitung gemeinsam.
Nach dem Wechsel Belege und Bestände prüfen
Prüfen Sie nach dem Start die ersten tatsächlichen Vorgänge und nachgelagerten Übergaben. Bleiben Summen plausibel? Funktionieren Exporte und Schnittstellen? Lassen sich Fehler zuordnen? Ein benannter Supportweg hilft dem Team, Auffälligkeiten gesammelt zu melden.
Schalten Sie das Altsystem erst ab, wenn Nachweise, Restaufgaben und benötigter Zugriff geklärt sind. Dokumentieren Sie die fachliche Freigabe der Migration getrennt von offenen Verbesserungswünschen. Künftige Anforderungen gehören in ein gepflegtes ERP-Lastenheft, damit sie nicht unbemerkt den vereinbarten Migrationsumfang verändern.
Mapping- und Abgleichvorlage nutzen
Mapping und Abgleich als CSV herunterladen
Umstellungsplan als Markdown herunterladen
Die CSV enthält gekennzeichnete Beispiele und leere Zeilen für eigene Mapping- und Abgleichentscheidungen. Sie verwendet Semikolon und UTF-8. Die Markdown-Vorlage ergänzt Rollen, Stichtag, Freigabe, Rückfall und Nachkontrolle. Ersetzen Sie die Beispiele und lassen Sie kritische Prüfregeln fachlich bestätigen.
Wenn Sie eine Migration im Rahmen einer individuellen ERP-Lösung vorbereiten, sind ein Systeminventar und ein kleiner anonymisierter Datenexport ein sinnvoller Einstieg. Daraus lässt sich prüfen, welche Daten, Beziehungen und offenen Entscheidungen den tatsächlichen Aufwand bestimmen.