Ausgangslage und Zielprozess beschreiben
Nehmen Sie einen realen, möglichst anonymisierten Vorgang. Beschreiben Sie seinen Auslöser, die beteiligten Rollen, verwendete Daten, Entscheidungen und das erwartete Ergebnis. Notieren Sie, wo Informationen fehlen oder erneut eingegeben werden. Daraus entsteht eine fachliche Ausgangslage, die auch Menschen außerhalb Ihres Teams verstehen können.
Der Zielprozess beschreibt den gewünschten Ablauf. Dafür genügt eine verständliche Folge von Schritten; Sie müssen noch keine Oberfläche entwerfen. Begründen Sie wichtige Abweichungen vom heutigen Vorgehen. Wenn eine Freigabe entfallen soll, muss klar sein, welche Kontrolle sie ersetzt oder warum sie nicht mehr benötigt wird.
Eine Anforderung braucht einen abgegrenzten Zweck
„Alles zentral verwalten“ lässt offen, welche Information für welche Entscheidung gebraucht wird. Besser ist ein Eintrag mit Rolle, Situation, gewünschter Aktion und überprüfbarem Ergebnis. Geben Sie jeder Anforderung eine feste Kennung, damit Anbieterantwort, Test und spätere Änderung dieselbe Sache referenzieren.
- Ausgangswunsch
- „Wir brauchen einen besseren Abrechnungsüberblick.“
- Anforderung ERP-01
- Die kaufmännische Stelle kann freigegebene, noch nicht übergebene Leistungspositionen eines Projekts auswählen.
- Prüfkriterium
- Eine nicht freigegebene Position bleibt ausgeschlossen. Eine bereits übergebene Position wird nicht erneut angeboten.
Die Prüfbarkeit ist auch im IREB-Glossar zu Anforderungen und Abnahmekriterien als eigener Qualitätsaspekt beschrieben. Das Beispiel oben ist unsere Planungshilfe und keine vorgegebene Normformulierung.
Muss, Soll und Kann begründet festlegen
Lassen Sie jeden betroffenen Bereich Anforderungen beitragen, aber benennen Sie eine Person, die Widersprüche zusammenführt. Fachverantwortliche erklären den Prozess. IT prüft technische Voraussetzungen. Die Geschäftsleitung oder ein beauftragtes Entscheidungsgremium setzt Prioritäten und bestätigt den Umfang.
| Priorität | Bedeutung für Ihre Auswahl | Was Sie dokumentieren sollten |
|---|---|---|
| Muss | Ohne Erfüllung ist der vereinbarte Einsatz nicht möglich | Begründung, Test und verantwortliche Entscheidung |
| Soll | Wichtig; eine begründete Alternative kann akzeptabel sein | Nutzen, mögliche Übergangslösung und Entscheidungsbefugnis |
| Kann | Ergänzung, die den ersten nutzbaren Umfang nicht blockiert | Anlass für spätere Neubewertung |
Legen Sie diese Bedeutungen gemeinsam fest. Ein Muss-Kriterium sollte nicht durch viele erfüllte Komfortwünsche überstimmt werden. Umgekehrt verhindert eine Liste ausschließlich aus Muss-Anforderungen jede sinnvolle Abwägung. Prüfen Sie besonders, ob eine gewünschte Funktion tatsächlich nötig ist oder nur eine bekannte Lösung für ein anders beschreibbares Problem darstellt.
Daten, Schnittstellen und Rollen erfassen
Eine Funktion kann nur sinnvoll beurteilt werden, wenn die benötigten Daten bekannt sind. Erfassen Sie Kunden, Aufträge, Leistungspositionen oder andere relevante Datenobjekte und ihre Beziehungen. Notieren Sie die heutigen Quellen, Pflichtangaben, Qualitätsprobleme und zuständigen Personen.
Bei Schnittstellen gehören mehr als zwei Produktnamen ins Lastenheft. Beschreiben Sie, welche Daten in welche Richtung fließen, wodurch die Übertragung ausgelöst wird und was bei einem Fehler geschieht. Wird ein Kundenname im CRM geändert, muss beispielsweise feststehen, ob das ERP diese Änderung übernehmen soll und welche Daten davon unberührt bleiben.
Zugriffsregeln sollten sowohl erlaubte als auch ausgeschlossene Handlungen beschreiben. Welche Rolle darf Konditionen ändern? Wer sieht interne Kosten? Wer darf Daten exportieren? Für sensible Informationen, Aufbewahrung und Löschung holen Sie die zuständigen fachlichen und rechtlichen Prüfungen ein. Eine allgemein formulierte Anforderung „datenschutzkonform“ ersetzt diese Entscheidungen nicht.
Betrieb und Qualität prüfbar beschreiben
Neben Funktionen benötigt das Lastenheft Betriebs- und Qualitätsanforderungen. Dazu zählen Antwortzeiten, erwartete Datenmengen, gleichzeitige Nutzung, Sicherung und Wiederherstellung sowie die Verfügbarkeit während Ihrer Geschäftszeiten. Wählen Sie Werte anhand des tatsächlichen Einsatzes; übernehmen Sie keine beliebigen Zielzahlen aus einer Vorlage.
Beschreiben Sie auch die Bedingungen einer Messung. „Schnelle Suche“ ist nicht überprüfbar. Eine brauchbare Anforderung nennt den Suchvorgang, den vereinbarten Testdatenbestand, die Umgebung und den akzeptierten Grenzwert. Solange ein Wert offen ist, bleibt das Feld als offene Entscheidung markiert.
Betrieb und Weiterentwicklung brauchen ebenfalls Verantwortliche. Klären Sie, wer Zugänge verwaltet, Fehler bearbeitet und Änderungen beauftragt. Datenexport, Dokumentation und Übergabe an einen späteren Betreuungspartner können eigene Anforderungen sein. Kostenfragen werden im Überblick zu ERP-Kosten nach Projekt- und Betriebspositionen aufgeschlüsselt.
Abnahme mit denselben Szenarien vorbereiten
Ein Demoszenario verbindet mehrere Anforderungen in einem nachvollziehbaren Vorgang. Es enthält Ausgangsdaten, eine Rolle, Handlungen und das erwartete Ergebnis. Ergänzen Sie mindestens die für Ihren Betrieb wichtigen Sonderfälle: fehlende Pflichtangabe, falsche Rolle, zurückgenommene Freigabe oder erneute Übertragung.
- AnforderungERP-01 · Nur freigegebene Positionen übergeben
- DemoszenarioFreigegebene und offene Position gemeinsam auswählen
- NachweisOffene Position ausgeschlossen; Übergabe dokumentiert
- EntscheidungErfüllt, Klärung nötig oder nicht erfüllt
Geben Sie allen Kandidaten dieselben Szenarien. Erfassen Sie, ob etwas in der gezeigten Lösung funktioniert, konfiguriert werden muss, eine Erweiterung erfordert oder offenbleibt. „Ja, möglich“ allein ist keine ausreichende Anbieterantwort. Fragen Sie nach Voraussetzungen, Abhängigkeiten und enthaltenem Leistungsumfang.
Die tatsächliche Abnahme wird im Projekt vereinbart. Welche Dokumente in welcher Fassung verbindlich gelten und wie Änderungen behandelt werden, gehört in die konkrete Vereinbarung und bei Bedarf in eine rechtliche Prüfung.
Vorlage ausfüllen und weiterführen
Die offene Vorlage enthält ein Anforderungsregister mit Beispielzeilen und Feldern für eigene Einträge. Sie ist eine Arbeitsgrundlage, kein fertiges Lastenheft für jede Branche.
Anforderungsregister als CSV herunterladen
Lastenheft-Gliederung als Markdown herunterladen
Starten Sie mit einem Zielprozess und seinen entscheidenden Anforderungen. Ersetzen Sie die markierten Beispiele, ergänzen Sie Zuständigkeiten und lassen Sie die Einträge von den betroffenen Fachbereichen prüfen. Die CSV verwendet Semikolon als Trennzeichen und UTF-8; importieren Sie Kennungen in Ihrer Tabellenkalkulation bei Bedarf als Text.
Versionieren Sie den freigegebenen Stand. Eine spätere Ergänzung erhält eine Begründung und eine Entscheidung über Umfang, Aufwand und Termine. So bleibt erkennbar, was neu hinzugekommen ist. Für den anschließenden Rollout, die Einweisung und den Produktivstart führt der Leitfaden zur ERP-Einführung weiter.
Wenn die wichtigsten Anforderungen noch widersprüchlich sind, ist der nächste Schritt eine fachliche Klärung. Eine längere Funktionsliste löst diese Widersprüche nicht. Ein guter Ausgangspunkt für ein Gespräch mit SYNQ ist ein Beispielprozess mit den Stellen, an denen Ihr bestehendes System heute an Grenzen stößt.